Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza zawiera dane osobowe, które w świetle rozporządzenia RODO powinny być chronione. Regulacje RODO jak przechowywać dokumenty spowodowały stosowne zmiany w Kodeksie pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest dostosowanie się do tych reguł.

Co to jest dokumentacja pracownicza?

Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe

Akta osobowe podzielone są na cztery części oznaczone literami A,B,C,D.

W części A znajdują się dokumenty zgromadzone podczas procesu rekrutacji, jak również skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie.
W części B znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Są to m. in.: dokumenty dotyczące danych osobowych, umowa o pracę czy potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu przedsiębiorstwa, zasadami BHP i zakresem informacji objętych tajemnicą.

Część C zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Część D to dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności: kary, nagany, upomnienia. Ulegają zatarciu zazwyczaj po 1 roku wzorowej pracy.

Dokumenty związane ze stosunkiem pracy

Tu znajdują się takie akta jak:

• dokumenty ewidencjonujące czasu pracy
• dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym
• karta wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownik o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i naprawę.

RODO – jak przechowywać dokumenty?

Polityka ochrony danych narzuca następujące regulacje dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może zdecydować o formie, w jakiej przechowywać dokumentację pracowniczą. Może ją prowadzić w formie:

• papierowej
• elektronicznej.
  Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą tak, żeby zapewnić jej:
• poufność
• integralność
• kompletność
• dostępność.

Dodatkowo, pracodawca musi zapewnić warunki, które skutkują tym, że dokumentacja nie zostanie uszkodzona lub zniszczona.

Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą?

Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać również po ustaniu stosunku pracy. Polityka ochrony danych przewiduje, że dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku czas ten wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego kiedy stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł.

W zapisach Kodeksu pracy są przewidziane 2 sytuacje, kiedy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest wydłużony:jeżeli toczy się postępowanie, a pracodawca jest w nim stroną, to dokumentacja pracownicza jest przechowywana do momentu prawomocnego zakończenia postępowania jeżeli pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy.

Ponowne nawiązanie stosunku pracy

W przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w czasie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Zapisy RODO jak przechowywać dokumenty warto wziąć sobie do serca i stosować je w praktyce w każdym przedsiębiorstwie.