Jakie dane wolno gromadzić w dziale kadr podczas rekrutacji?

Podczas procesu rekrutacji, kandydat do pracy siłą rzeczy przekazuje wiele informacji na swój temat. Jakich danych może żądać pracodawca? A o jakie nie powinien prosić?

Dane osobowe niezbędne podczas procesu rekrutacji

Podczas procesu rekrutacji pracodawca ma prawo żądać od kandydata na oferowane stanowisko danych osobowych, które możemy uszeregować następująco:

• dane identyfikacyjne ( imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia)
• dane kontaktowe ( adres zamieszkania)
• dane kompetencyjne ( poziom wykształcenia, umiejętności i doświadczenie zawodowe, informacje o ukończonych szkołach, studiach, kursach czy szkoleniach, informacje nt. poprzednich pracodawców, zajmowanych stanowiskach i obowiązkach z nimi związanych).

Jak można się dowiedzieć, ze szkolenia z ochrony danych osobowych, informacje dotyczące wykształcenia, kompetencji i doświadczenia zawodowego powinny być konkretne. To znaczy nie powinny się ograniczać do zdawkowej informacji, ale wyczerpująco opisywać temat.

Jakich danych nie można żądać podczas procesu rekrutacji?

Kandydat nie ma obowiązku przekazywać danych, które nie mają związku z jego ewentualnym zatrudnieniem.

Są to m. in. dane dotyczące:

• stanu cywilnego
• wyznania
• poglądów religijnych
• orientacji seksualnej.

To tzw. dane szczególnie wrażliwe, których osoba, której dotyczą nie ma obowiązku ujawniać. Pracownicy z działu kadr powinni zdawać sobie z tego sprawę, o ile firma odpowiednio przeprowadziła wdrożenie RODO. Oferta pracy nie powinna obligować kandydata do ujawniania danych wrażliwych.

Informacje o karalności kandydata do pracy?

Czy pracodawca może wymagać od kandydata ujawnienia informacji o karalności? Dostarczenie pracodawcy zaświadczenie o niekaralności jest wymagane, tylko jeżeli z przepisów prawa wynika, że określone stanowisko może być zajmowane przez osobę niekaraną czy korzystającą z pełni praw publicznych. To oznacza, że zaświadczenia o niekaralności pracodawca nie może żądać na wszelki wypadek, według własnego widzimisię.

Czy firma rekrutująca może się skontaktować z poprzednim pracodawcą kandydata, żeby uzyskać informacje na jego temat?

Jest to możliwe, pod warunkiem, że kandydat wyrazi na to zgodę. Nawet złożenie tzw. referencji przez kandydata nie upoważnia firmy rekrutującej do pozyskiwania dodatkowych informacji o kandydacie od poprzednich pracodawców. Podczas rekrutacji źródłem informacji na temat kandydata powinien być sam kandydat. Warto podkreślić tę kwestię podczas szkolenia z ochrony danych osobowych dla pracowników.

Czy potencjalny pracodawca może pozyskiwać dane o kandydacie z social mediów?

Zasadniczo niedopuszczalne jest gromadzenie przez rekrutera danych osobowych, które kandydat zamieszcza na portalach społecznościowych. Obecnie, niektóre portale społecznościowe stworzone są specjalnie z myślą o budowaniu swojego wizerunku wobec potencjalnego pracodawcy. I wielu internautów systematycznie taki wizerunek buduje, umieszczając tam informacje o swoich zawodowych osiągnięciach. Jednak nie oznacza to, że informacje te mogą być wykorzystywane podczas procesu rekrutacyjnego. Tak nie może postępować firma po wdrożeniu RODO, a oferta pozyskiwania informacji z social mediów powinna zostać odrzucona.

Podsumowanie

To oczywiście nie wszystkie kwestie związane z tym jakie dane osobowe pracodawca może gromadzi podczas procesu rekrutacyjnego. Jednak nawet z tego krótkiego przeglądu wynika, że podczas rekrutacji pracodawca powinien zachować daleko idącą wstrzemięźliwość w zbieraniu informacji na temat kandydata do pracy.